Archivos de la categoría Invitaciones

invitaciones, participaciones, tarjetas, papelería, comunicación de eventos

Ceremonial y Protocolo: Invitaciones a la boda

Siguiendo las normas de ceremonial y protocolo,  en ésta nota te contamos cómo deben confeccionarse las invitaciones a la boda y como manejar las confirmaciones.

Independientemente de las invitaciones realizadas de modo verbal, el protocolo indica que debe entregarse la tarjeta de invitación en mano o enviarse por correo -actualmente se utiliza mucho el e-mail y ésto también se puede considerar como correo-.

Foto de ParkLife Press

Foto de ParkLife Press

Las invitaciones deben enviarse con un mes de antelación, si se envían antes es factible que se olviden de la fecha y si se envía después, es posible que los invitados ya tengan un compromiso agendado.

Este margen también te permite que los invitados confirmen sus asistencia y poder cerrar el número de invitados con los proveedores (catering, bebidas, souvenires, etc.), el problema es que la mayoría suele confirmar un par de días antes. Pero ¡no desesperes!,  afortunadamente las normas de protocolo y ceremonial exigen una fecha tope para la confirmación de la participación a la boda.

Qué información debe incluír la invitación

Definidos los tiempos veamos que información debe incluír la invitación…

  • Quién invita.
  • Quién se casa.
  • Dónde se celebra.
  • A qué hora se celebra
  • Fecha de enlace.
  • Teléfono de contacto.
  • Fecha tope de confirmación de asistencia.

Según las normas tradicionales de etiqueta, son los padres de la novia quienes participan del matrimonio de su hija y deben figurar en el lado izquierdo de la tarjeta, mientras que los padres del novio figuran del lado derecho.

Información adicional. Últimamente se estila incluír cierta información extra en las invitaciones que faciliten la dinámica del evento (ej. cómo llegar, cómo ir vestidos, etc.). Veamos cuales son:

  • Se aclara la vestimenta: “de etiqueta” o “elegante sport”.
  • Mapa del lugar  y la disposición del estacionamiento del lugar.
  • Si se ha preparado transporte para los invitados, se debe indicar el horario y lugar desde donde parte, y horario de regreso.
  • Si vienen invitados de otras ciudades se debe indicar el hotel en que se realizó la reserva.

De éste modo las invitaciones teniendo en cuenta el caso particular de cada invitado, va a llevar distintas notas ya que no todos los invitados vienen de lejos y necesitan hospedaje, por ejemplo. Éste es un trabajo importante que es preciso hacer para personalizar las invitaciones y encontrarnos con los menores imprevistos posibles y se aseguran que los invitados tengan toda la información necesaria para que su estancia sea lo más cómoda posible.

La invitación debe ir dirigida de modo general, por ejemplo: Flia López, Flia Gutierrez, etc. Ésta generalidad incluye a todos los adultos de la familia. Cuando uno desea invitar también a los niños pequeños de la familia debe indicarse expresamente en la invitación.

Orden de los invitados en el banquete

Foto de Katie Moos

Foto de Katie Moos

Hay tres modos de ubicar a los invitados en el banquete propiamente dicho. Además de éstos modos que te doy  a continuación, otra forma que propicia el ceremonial y protocolo es que al recibir la confirmación de asistencia se les indique vía e-mail, correo o verbalmente su lugar dentro del salón del banquete.

Distintos ordenes de acomodar a los invitados:

  • Libre: Los invitados eligen dónde y con quién sentarse. Ésta opción conlleva la posibilidad de que quede gente ¨aislada¨en caso de llegar más tarde al lugar y que ya todos hayan encontrado su sitio.
  • Por tarjetas: Ésta es la opción más aceptada por el protocolo, el invitado tiene un sitio reservado por medio de una tarjeta con su nombre colocada en el sitio que debe ocupar.
  • Por mesas: Los invitados tienen reservada y destinada una mesa pero el lugar que van a ocupar en ella queda a su elección.

En todos los casos, una o más personas del servicio deben estar atentos para acompañar a los invitados cada uno a su respectivo lugar.

Bueno, espero que éstos datos te sean de utilidad.

Saludos!
Pau

Participaciones: Cantidad, diseño e impresión. Más consejos a tener en cuenta.

En la nota anterior vimos toda la información que deben incluir las participaciones… Porque no hay nada peor que tener que corregir con lapicera las invitaciones, queda desprolijo, es engorroso corregir una por una y además rompe la estética que tanto tiempo les llevo decidir, así que… ¡a no olvidarse de nada!!

invitacion-caricatura

En esta nota te damos algunos consejos para llegar a la imprenta con una idea más clara de lo que queres y de lo que ellos deben ofrecerte para que las invitaciones de tu boda queden perfectas. ¡No te pierdas estos tips!

Cantidad & tipos de invitaciones

Las invitaciones hay que pensarlas y mandarlas a imprimir con tiempo. Para eso es importante definir una cantidad aproximada de invitados y pensar si vas a mandar una invitación por persona o por grupo familiar, en base a esto podes definir la cantidad de impresiones.

Por otro lado, un casamiento se compone de varias instancias: el casamiento por civil, un lunch o almuerzo informal luego del civil, la ceremonia religiosa y la fiesta. Y si bien uno quiere hacer partícipe a todos sus seres queridos es normal invitar a los más íntimos a algunas instancias y a otros no. Es decir que podes hacer una sola tarjeta con todos los datos o varias tarjetas distintas, una para el civil, otra para la ceremonia y otra para la fiesta e ir combinándolas dentro de los sobres.

Foto de Martha Stewart Weddings

Foto de Martha Stewart Weddings

También tenes que tener en cuenta que se estila adjuntar otras cosas útiles para los invitados como: un plano para llegar al lugar del evento, el menú y los datos de la lista de regalos.

Y por último es un gesto de educación y buen gusto mandar tarjetas de agradecimiento a nuestros seres queridos por asistir y compartir ese momento con nosotros, y, obviamente, por los regalos.

Si seguimos al pie de la letra estas indicaciones estaríamos en condiciones de mandar, en lugar de un sobre, una encomienda. Así que nuestra propuesta consiste en que vos sabiendo todo esto puedas armar tu propio pack de invitaciones. Algunos hacen una pequeña invitación formal impresa y luego recurren a internet, por ejemplo publican  los planitos online, otros ponen un blog y hacen de cada post un agradecimiento, etc.

Resumiendo un poco, tenemos:

  • Participaciones (una por pareja o familia invitada)
  • Invitaciones al civil
  • Invitaciones al lunch o a un almuerzo informal luego del civil (se suele invitar a familiares directos, testigos y amigos cercanos)
  • Invitaciones a la ceremonia religiosa
  • Invitaciones a la fiesta
  • Plano para llegar al festejo, la iglesia o ambos.
  • Opcional: el menú.
  • Opcional: el lugar donde se hizo la “lista de regalos”.
  • Tarjetas de agradecimiento con su respectivo sobrecito.

Sea cual fuere la combinación de invitaciones que decidas imprimir es importante que encargues algunas invitaciones extras, ya que puede suceder que más adelante quieras invitar a algunas personas más, y también un plus extra de sobres porque siempre sucede que te equivocas al escribirlos.

Ya tengo una idea de lo que quiero, ¿Como sigo? LA IMPRENTA

Una vez que armaron su propio pack de invitaciones y definieron la cantidad deben buscar una buena imprenta o un comercio especializado en este tipo de papelería. Allí nos van a mostrar diferentes opciones…

  • Invitaciones y sobres: desde el tradicional papel blanco (que es el más económico) hasta papeles especiales, reciclados, lisos, teñidos, con relieves, nacional o importados. En general los sobres se confeccionan en el mismo papel de la tarjeta.
  • Planos: los planos para llegar a la ceremonia o la fiesta se pueden confeccionar en papel vegetal (el que es transparente o de calcar típico de arquitectura), en papel ilustración, con brillo o mate, o en el típico papel blanco.
  • Diseño: va desde la clásica tarjeta rectangular o el famoso librito, hasta invitaciones con formas determinadas, por ejemplo con forma de corazón, o las invitaciones prácticas y útiles, como por ejemplo un calendario. También están los tarjetones grandes (con tipografías al estilo web 2.0) o las tarjetas clásicas en tamaño estándar.
invitacion-almanaque

Foto de Martha Stewart Weddings

  • Color de tinta: el color negro es el más elegante pero también podes usar colores como el azul marino, verde,  violeta, gris, marrón, dorado, plateado, etc.

Una imprenta o papelera comprometida con sus clientes debe también asesorarlos en la redacción y el tono de las invitaciones, y deben darte una impresión de prueba del trabajo terminado. En esta instancia se corrigen los últimos detalles en temas de diseño y calidad de impresión, y también se corrige la ortografía, las fechas y la información en general. Habiendo revisado todo esto, la imprenta debe esperar el consentimiento de ustedes para imprimir el total de las invitaciones.

¿Con cuanto tiempo debo encargar las invitaciones?

Ahora bien, si vas a exigirle todo esta dedicación a la imprenta debes contactarlos con tiempo. Las invitaciones se deben encargar con tres meses de anticipación. ¿Por qué? Porque la imprenta debe tomarse su tiempo para diseñarlas, mostrarte los bocetos, desarrollarlas, hacer una impresión de prueba, hacer correcciones en caso de que haya que hacerlas y esperar el ok definitivo. Una vez hecho todo esto, la imprenta debe entregar las invitaciones a los novios con un tiempo extra como para que uno las pueda ensobrar y repartirlas.

Estos son los consejos a tener en cuenta.

¡Te deseo mucha suerte!
.

Comunicación de eventos. Cómo lograr una armonía en tu casamiento.

Hoy en días los diseñadores ofrecen para tu boda una amplia gama de opciones en impresión y diseño, dentro de las cuales las invitaciones al casamiento son solo una parte.

Unificar la comunicación del casamiento bajo una misma línea de diseño es tan importante como combinar los zapatos con el vestido.

Creá una armonía de principio a fin, desde que decís “me voy a casar” hasta “gracias por venir, que todo este enmarcado bajo el mismo concepto, bajo la misma imagen: la de ustedes dos uniéndose. Ésta es la humilde tarea del diseñador…

A continuación te cuento todas las instancias que debes contemplar y trabajar con tu diseñador para que la estética de tu casamiento se mantenga hasta el final.

Top five : lo que no debe faltar

Adentro del sobre

plano casamiento

Adentro del sobre debe ir la participación, que es una tarjeta mediante la cual los novios hacen la invitación oficial. Ésta participación y el sobre han sido hasta hoy la base de la comunicación de un evento. Cuando surgió la moda de hacer los casamientos en medio del campo se empezó a usar la modalidad del mapita para que los invitados no se pierdan. Ahora se ha vuelto una costumbre y se incluye así sea para explicar cómo llegar a la iglesia -y te digo por experiencia que no es mala idea puesto que llegar tarde a la fiesta no es grave pero la ceremonia es verdaderamente irrepetible. Este mapita también debe respetar el diseño elegido para la participación y el sobre.

En internet

tarjeta-virtual

Capaz que hemos invitado gente que no vemos hace mucho, que vive en otras ciudades o que simplemente no puede despegarse del monitor. A ellos, que a pesar de todo también los queremos, podemos mandarles la misma invitación por mail.

O bien, podemos crear nuestro propio blog e ir publicando todas las novedades del casamiento: la fecha del civil, el catering que hemos elegido, e incluso responder dudas de los invitados. Cualquier diseñador que este al día con las tecnologías podrá creártelo y diseñar un skin en armonía con la comunicación impresa. Si conseguís que lo haga todo la misma persona, mucho mejor!

También se estila enviar por mail una tarjeta de agradecimiento a quienes han estado presente, acompañado a los novios. En este caso también se debe unificar la comunicación digital a la impresa.

Sobre la mesa

numeros de mesa - orygami

Este es el talón de Aquiles. Siempre dejado para último momento u olvidado, los números de mesa son indispensables para la organización del evento. Que éstos respeten el mismo diseño que la comunicación recibida hasta el momento les da la pauta a nuestros invitados de que hemos cuidado hasta el más mínimo detalle y esto es verdaderamente reconfortante.

Quienes ofrecen este tipo de servicios han incorporado también la opción de imprimir el menú de la noche. Distribuir uno en cada mesa permite entretener a los invitados mientras se sirve la comida y evitar que le hagan preguntas al servicio que por lo general no tiene la más mínima de idea de lo que el chef ha cocinado, mucho menos los ingredientes que ha utilizado ni cómo lo cocino.

En el living

libro-de-firmas-orygami

Los livings son ideales para cambiar de ambiente y salirse de la mesa asignada. Este entorno relajado es ideal para que los invitados tomen el libro de firmas y les dejen algunas palabras a los novios. Este es un recuerdo bellísimo, no muy práctico al principio pero un excelente salvavidas para los momentos difíciles de la pareja. Atesoralo.

A la salida…

tita

Suvenires: imanes, chocolates, bloc de notas o flipbooks siguen la misma línea de diseño.

Sorprende a los invitados y en vez de darles un angelito de porcelana fría obsequiales algo divertido, algo rico o algo útil presentado con la misma onda que todo tu casamiento.

A esta altura ya tenes una verdadera marca…

Aquí te recomiendo algunos proveedores con experiencia en la comunicación de eventos:

Ojala te haya gustado la nota. En la próxima te damos más ideas originales para sorprender a tus invitados!

Participaciones, ¡No te olvides de nada!

Decidieron casarse pero aun nadie lo sabe ¿a quien le contas primero? ¿a una amiga, a tus padres… al cura? ¿primero les avisas que te vas a casar y después les mandas la invitación o preferis sorprenderlos directamente con la tarjetita?

Sobre gustos y sentido del humor…no hay nada escrito. Lo que si tiene que estar escrito es donde te vas a casar, cómo, con quien, etcétera. En esta nota te damos todos los detalles que se suelen tener en cuenta para armar las invitaciones.

invitacion-original1

Hay diferentes estilos en relación a las invitaciones, y va a ser definido acorde a lo que vos quieras. Desde lo clásico a lo vanguardista nos encontramos con invitaciones de diseño barroco, bien clásicas, invitaciones en consonancia con los colores predominantes de la ambientación, invitaciones modernas con letras grandes y colores fuertes, invitaciones útiles como ser un mapa o un almanaque, y mucho más.

Ahora bien, independientemente del diseño que elijas es importante que te asegures de estar incluyendo toda la información necesaria puesto que una vez impresas no hay marcha atrás y andar corrigiendo con lapicera o agregando papeles adentro del sobre queda feo y rompe la estética.

Acá te detallo la información que se acostumbra incluir en una invitación:

  • El nombre de los padres de ambos. En caso de que estén divorciados se los pone por separado y con sus apellidos de solteros, o si alguno es viudo, obviamente se lo coloca sólo.
  • Los nombres de los novios. Algunos colocan sólo el nombre y otros colocan el nombre y apellido también. Eso va en gusto.
  • Se coloca el día, mes y año en que va a suceder la boda.
  • El lugar de la ceremonia religiosa, siempre y cuando la tengas. Hay parejas que se casan sólo por civil y directamente en la invitación se pone el lugar del festejo.
  • Sería ideal también que tenga un dato donde cada invitado pueda confirmar su presencia o no al evento, me refiero un teléfono o mail, y el tiempo límite de hacerlo.
  • También debes poner el modo con que deben ir vestidos, ya que no tienen por que saber qué tipo de fiesta organizaste. Puede aclararse vestidos elegante, sport, de etiqueta, etc.
  • Hay veces que se hacen dos tipos de invitaciones, ya que puede ocurrir que haya gente a la que quieras invitar solo a la ceremonia y no al festejo, y a otros a ambas cosas. Entonces se hace una invitación solamente con el lugar del templo en el que te vayas a casar, y otra con el lugar del templo donde te cases y el lugar de la fiesta. Y si queres podes agregar una tarjetita más con los datos del civil.
  • Generalmente en las invitaciones se coloca primero el nombre de la novia antes que el nombre del novio.
  • También debes aclarar si invitas a niños, incluyendo solamente sus nombres en la invitación o agregando al nombre de los padres: “y familia”. Con ese agregado queda claro que ellos pueden venir.
  • Debe tener el mapa para que puedan ubicarse de cómo acceder al lugar, tanto al templo como al lugar del festejo, ya que puede haber familiares y amigos que sean de otra localidad y no conozcan nada.
  • No está bueno incluir dentro del sobre de invitación, el lugar donde se hizo la lista de regalos. Queda feo. Es mejor esperar a que tus invitados te la pidan, ya que ahora es absolutamente normal que eso ocurra.
  • Lo que ahora se estila es armar un Blog de tu casamiento, donde tus mismos invitados puedan escribirte toda duda que les surja. La dirección del blog la podes incluir en la invitación. Allí podrán ver fotos del antes y el después de la boda e incluso del proceso, el civil, el hotel donde se van a hospedar y mucho más.

Bueno, esto es más o menos lo básico para ir pensando y planeando acerca de tus invitaciones.

En la próxima nota te voy a brindar datos que tenés que tener en cuenta como la imprenta, con cuanto tiempo de anticipación hay que encargarlas, los costos de los distintos tipos de papel, etc.

Ojalá te haya servido este anticipo!

Saludos,